L’organisation de l’espace de travail

L’organisation rationnelle et méthodique de l’espace de travail est une préoccupation permanente des entreprises : il s’agit bien sûr d’éviter les pertes de temps ou les erreurs consécutives à une mauvaise organisation. Mais les questions de sécurité et de confort du poste de travail sont également en jeu.

Dans ce domaine, ce sont les approches fondées sur l’évaluation des résultats et l’amélioration continue qui ont les faveurs des entrepreneurs aujourd’hui, conformément aux bonnes pratiques du management moderne.

Par exemple, la méthode industrielle dite 5 S, inventée au Japon, met l’accent sur 5 actions propres à améliorer l’efficacité et l’ergonomie de l’espace de travail :

1. Débarrasser, par exemple des dossiers et matériels qui encombrent inutilement un local de travail.
2. Ranger, chaque objet, chaque dossier à sa place avec des marques distinctives qui permettent de s’en emparer rapidement, le plus utilisé étant situé le plus près. Une place pour chaque chose, et chaque chose à sa place.
3. Nettoyer : c’est une condition de la sécurité de l’espace de travail, de conditions de travail agréables pour les personnels mais aussi un moyen de prévention des anomalies, par exemple concernant le fonctionnement des machines.
4. Maintenir et Standardiser : les actions des 5S sont à maintenir en permanence ce qui implique de la formation ou des fiches d’autocontrôle pour les personnels ou encore un management visuel (marquage au sol ; couleurs différentes pour les dossiers) qui permet de constater plus facilement les défauts.
5. Rigueur : c’est la mise en place de l’amélioration continue, garante de la pérennité de la démarche : procédure de contrôle externe périodique, affichage des résultats, groupes d’amélioration, par exemple.

Ces méthodes d’organisation de l’espace de travail concernent-t-elles les TPE ? On peut penser raisonnablement que oui, au moins en partie.
Le TPE qui travaille seul ou avec un petit nombre de collaborateurs a intérêt à faire un effort de discipline s’il veut être performant.
Or cette discipline commence par son bureau, où il passe le plus clair de son temps.

Voici des exemples tâches qui mériteraient d’être accomplies régulièrement par un responsable de TPE :

- Débarrasser son espace de travail de dossiers et matériels inutiles (à jeter ou à conserver dans un espace plus éloigné),
- Installer ses matériels de façon ergonomique pour qu’ils soient immédiatement accessibles avec un minimum d’effort,
- Nettoyer régulièrement ses matériels (ordinateurs, imprimantes, fax…) pour prévenir les pannes,
- Définir un principe de classement des documents, selon les urgences et les priorités,
- Enfin définir, par exemple, une demi-journée dans le mois ou dans le trimestre que l’entrepreneur consacre spécifiquement à ces tâches, qui pour subalternes qu’elles puissent paraître à première vue n’en ont pas moins un impact significatif sur sa productivité et, sans doute aussi, sur son plaisir au travail.