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L’emailing  est un outil très utilisé par les PME/PMI. En effet, il présente de nombreux avantages : peu coûteux, délai d’acheminement très rapide, pas de frontière de diffusion, taux de retour assez intéressant, un suivi beaucoup plus facile que le courrier papier.

Mais si les avantages sont nombreux, l’emailing est à manier avec prudence. Pour cela, le respect de quelques règles fondamentales est une base nécessaire à une campagne vraiment efficace.

Définir l’objectif de l’emailing
Il est fondamental avant toute campagne, de définir précisément l’objectif :
- Conquête et recrutement : faire connaître son activité/produit à de nouveaux prospects
- Créer du trafic vers son site ou magasin
- Transformer des prospects en clients
- Relance commerciale
Bien définir cet objectif, permettra une analyse des résultats beaucoup plus efficace.

Constituer une base de données de qualité
Le fichier est le cœur de l’emailing. C’est pourquoi, il est indispensable de le qualifier, le segmenter et de l’adapter suivant son offre et les objectifs de votre campagne marketing. Il est beaucoup plus efficace et rentable de cibler sur un nombre plus faible mais qualifié de prospects que d’ « arroser » les boîtes mail à partir d’une base de données « globale ».
Pour cela, vous pouvez vous appuyer sur votre propre base de données ou en louer ou acheter une à un spécialiste. Dans ce dernier cas, il faut être très attentif à la qualité du fichier proposé et vérifier qu’il correspond bien à votre cible.

Déclarer sa base de données à la CNIL
Dans le cadre d’une activité professionnelle, votre fichier informatique doit obligatoirement être déclaré à la CNIL (Commission Nationale Informatique et Liberté). Ainsi, l’internaute pourra avoir  accès aux informations le concernant, exiger leurs modifications ou suppressions.

Forme du message
Pour être vraiment efficace, il est essentiel de préciser de manière explicite l’expéditeur et l’objet du message. En effet, vos clients sont submergés de messages et passent donc très peu de temps sur chacun. Il est donc primordial qu’ils puissent vous identifier rapidement. De plus, cela évite d’être assimilé à du spam.
Sur la forme du message, vous pouvez choisir entre un format texte classique ou un format HTML. Ce dernier présente de nombreux avantages en terme d’esthétisme et d’interactivité.

Utiliser l’Opt-in
Pour la prospection commerciale, la règle d’usage est l’opt-in. Cela consiste à recueillir des adresses après avoir obtenu un accord explicite des clients. Pour cela, ils doivent cocher une case pour dire qu’ils acceptent de recevoir des messages de la part de votre entreprise. Cette technique s’oppose à l’opt-out où là l’internaute doit décocher une case pour dire qu’il refuse de recevoir des offres commerciales.

Moment et fréquence d’envoi
Il est indispensable de réfléchir au moment de l’envoi du message (jour et heure). En effet, suivant votre cible (professionnel ou particuliers), le moment où l’internaute peut lire le message n’est pas le même. Il est donc utile de savoir quand votre cible est la plus disponible.
L’autre facteur important est la fréquence d’envoi. Il ne faut surtout pas surcharger vos cibles de messages, au risque de les lasser. Il faut donc essayer de définir une fréquence d’envois maximum à ne pas dépasser.

Pas de pièce jointe pour éviter le spam
Dans un emailing commercial, la pièce jointe est souvent assimilée par les messageries ou les internautes à du spam ou un risque de virus. Pour donner un complément d’informations à vos clients, privilégier l’utilisation de liens hypertextes renvoyant vers des pages de votre site internet.

Choix du prestataire
Vous pouvez décider d’effectuer votre campagne d’emailing en interne par le biais d’un logiciel spécialisé. Mais dans ce cas, vous courrez le risque d’être assimilé à un spammeur par les fournisseurs d’accès Internet et donc d’être backlisté (tous vos emails seront considérés comme du spam).
Vous pouvez dès lors choisir un prestataire extérieur. Mais dans ce cas, soyez attentif à la qualité de son service et aux outils de suivi qu’il vous propose.

Réaliser un suivi de la campagne : tracking
Rien ne sert de réaliser une campagne d’emailing, si vous ne faîtes pas derrière un travail d’analyse des résultats. Pour cela vous pouvez utiliser des outils de tracking (analyse) qui vous permettront d’étudier de nombreuses données :
- Taux d’ouverture des messages
- Nombre d’ouverture par personne
- Taux de clics sur les liens du message
- Taux de transformation : cela correspond au nombre de personnes ayant effectué un achat suite à la lecture du message.

Testez votre campagne d’emailing
Pour vérifier l’efficacité, il est très utile de faire un test à petite échelle afin de vérifier les points faibles de votre emailing.
Bien sûr, de nombreuses autres règles pourraient être ici développées mais en conclusion on peut dire qu’un bon emailing doit répondre clairement aux 5 questions que se pose le client lorsqu’il reçoit un message :
- Qui ?
- Pourquoi moi ?
- Quoi ?
- Comment ?
- Quel avantage ?

Enfin sachez que l’on a coutume de dire qu’un emailing efficace, c’est l’addition de 3 facteurs : un bon fichier, une offre adaptée et un message attractif.